Die Freistellungsbescheinigung ist eines der Dokumente, die im deutschen Baugewerbe nahezu automatisch bearbeitet werden. Ob Sie als slowakischer Einzelunternehmer in Deutschland tätig sind oder über eine GmbH und Subunternehmer arbeiten – früher oder später werden Sie damit in Berührung kommen, sei es bei der Rechnungsstellung, beim Baubeginn oder bei der Vertragsunterzeichnung.
In der Praxis tritt das Problem jedoch immer wieder auf. Die Freistellung wird unterschätzt. Manche sehen sie nur als ein weiteres Dokument, das man später nachholen kann. Doch gerade bei der Freistellung kann deren Fehlen oder Ablauf unmittelbare und messbare Auswirkungen auf die Höhe der bezahlten Rechnungen, den Abschluss von Aufträgen und die Einhaltung von Projektfristen haben.
Abzug 15 % von der Rechnung
Stellen Sie sich einen typischen Ablauf vor: Die Arbeit wird geliefert, die Rechnung verschickt, und Sie warten auf die Zahlung. Statt des erwarteten Betrags erhalten Sie jedoch 15 % weniger. Dies ist keine Strafe und kein Streitfall. Der Kunde hat einen Abzug vorgenommen, da Sie keine gültige Freistellung eingereicht haben.
Aus Kundensicht ist dies häufig ein obligatorisches Verfahren. Verfügt der Bauunternehmer nicht über eine gültige Befreiungsbescheinigung, ist der Kunde verpflichtet, 15 % einzubehalten und gemäß den Bauverrechnungssteuervorschriften (Abschnitt 48b EStG) an die deutschen Finanzbehörden abzuführen.
Ja, die einbehaltene Steuer kann in einigen Fällen zurückgefordert werden (Bauabzugsteuer), aber das ist keine schnelle Lösung.
Projektverlust aufgrund abgelaufener Freistellung
Das zweite Szenario ist seltener, aber oft finanziell schmerzhafter. Sie verhandeln einen Vertrag, alles ist vereinbart, es fehlen nur noch die Dokumente. Im Rahmen der Lieferantenprüfung verlangt der deutsche Partner eine Freistellungsbescheinigung. Dabei stellt sich jedoch heraus, dass das Dokument beispielsweise schon vor zwei Monaten abgelaufen ist und sich niemand rechtzeitig darum gekümmert hat.
Dies ist eines der häufigsten Probleme. Eine Freistellung wird nicht unbefristet erteilt. Ihre Gültigkeitsdauer ist individuell und beträgt in der Praxis in der Regel sechs Monate, ein Jahr oder ausnahmsweise auch länger. Die Gültigkeitsdauer ist im Erteilungsbescheid angegeben und muss regelmäßig überprüft werden.
Deutsche Unternehmen verlangen häufig vor Vertragsunterzeichnung oder Arbeitsbeginn aktuelle Unterlagen, um das mit der Quellensteuer verbundene Verwaltungsrisiko zu vermeiden. Können Sie keine Unterlagen vorlegen, wählt der Partner oft einen sofort verfügbaren Lieferanten.
Natürlich akzeptieren manche Auftraggeber eine kurze Bearbeitungszeit für die Dokumentation, aber das ist weder die Regel noch eine Garantie. In der Baubranche sind Schnelligkeit, Einsatzbereitschaft und Zuverlässigkeit entscheidend.
Stopp oder Verschiebung eines Projekts aufgrund von Dokumenten
Das dritte Szenario ist häufig, insbesondere bei Projekten mit engem Zeitplan. Man kommt mit seinem Team auf der Baustelle an, soll mit der Arbeit beginnen, doch der Auftraggeber oder Generalunternehmer verweigert den Arbeitsbeginn, bis man eine gültige Freistellung vorlegt. Der Grund ist pragmatisch: Man möchte sich nicht mit Abzügen, Aufzeichnungen und Steuerzahlungen auseinandersetzen, Fehler vermeiden und zusätzlichen Verwaltungsaufwand tragen.
In der Praxis mag es einfach erscheinen. Maschinen stehen still, Menschen warten, Zeitpläne werden verschoben. Jeder Tag Verzögerung kostet Geld.
Wichtig ist auch zu wissen, dass die Freistellung zur Vermeidung von Quellensteuer zum Zeitpunkt der Rechnungszahlung und nicht zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung gültig sein muss. Deshalb sichern sich manche deutsche Unternehmen ab, indem sie vor Beginn der Zusammenarbeit eine gültige Freistellung einsehen möchten.