Wer im Ausland arbeitet, kümmert sich in der Regel um Arbeit, Unterkunft und Reisen. Kaum jemand denkt an die Verwaltung. Doch gerade bei einem Auslandsaufenthalt passieren oft Fehler, die Hunderte oder Tausende von Euro kosten können. Hier sind fünf der häufigsten.
Sie haben einen Haufen Dokumente und Akten.
Das häufigste Problem ist ganz einfach: Die Leute bewahren ihre Dokumente und Zertifikate nicht auf. Erst wenn sie sie brauchen, merken sie, dass sie sie nicht haben.
Dokumente sind in vielen Situationen nützlich, nicht nur bei der Beantragung einer Steuerrückerstattung. Bei Streitigkeiten mit Ihrem Arbeitgeber über Ihr Gehalt benötigen Sie eine Gehaltsabrechnung. Für die Beantragung eines Kredits oder einer Hypothek verlangt die Bank einen Einkommensnachweis. Wenn Sie im Ausland Sozialleistungen oder Krankengeld beziehen, benötigen die Behörden oft einen Nachweis über Ihre Arbeitszeit. Und falls es bei der Wohnungssuche zu Komplikationen kommt und Sie Ihre Kaution zurückfordern möchten, sind Sie ohne Vertrag und Bestätigungen im Nachteil.
Die einfachste Lösung ist, von Anfang an gut organisiert zu sein. Fotografieren Sie jedes wichtige Dokument mit Ihrem Smartphone und speichern Sie die Fotos in einem Ordner in Google Drive oder Dropbox.
Sie glauben, der Arbeitgeber wird alles regeln.
Viele Arbeitnehmer glauben, dass sich das Unternehmen oder die Agentur um alles kümmert, wenn sie einen Arbeitsvertrag haben. Das stimmt zum Teil, aber nicht ganz.
Ihr Arbeitgeber stellt Ihnen einen Arbeitsvertrag aus, meldet Sie bei der Sozialversicherung und Krankenversicherung an, zahlt Lohnsteuervorauszahlungen und stellt Ihnen am Jahresende eine Einkommensbescheinigung aus. In den Niederlanden heißt diese „Jaaropgaaf“, in Österreich „Lohnzettel“ und in Deutschland oft „Ausdruck“. Falls Ihnen eine Unterkunft gestellt wird, kümmert sich Ihr Arbeitgeber in der Regel auch um die Organisation und zieht die Kosten direkt von Ihrem Gehalt ab.
Was der Arbeitgeber jedoch häufig nicht für Sie übernimmt, ist die Abgabe der ausländischen Steuererklärung. Seine Rolle endet mit der Zahlung und den obligatorischen Beiträgen.
Sie wechseln den Arbeitgeber und bewahren ihre Unterlagen nicht auf.
Bei Auslandsaufenthalten ist es üblich, den Arbeitgeber zu wechseln. Man arbeitet zunächst einige Monate über eine Zeitarbeitsfirma, wechselt dann zu einem anderen Unternehmen und später auch zu einem anderen Projekt oder Bauvorhaben. Nach einem Jahr kann es vorkommen, dass jemand für drei oder vier Unternehmen gearbeitet hat, aber nur von einem die entsprechenden Unterlagen besitzt.
Bei der Abgabe Ihrer Steuererklärung müssen Sie jedoch Einkünfte von jedem Arbeitgeber nachweisen können. Fehlen Unterlagen, entsteht ein Problem, und der gesamte Prozess wird unnötig kompliziert.
Die gute Nachricht ist: Sollten Sie die Dokumente nicht haben, ist das kein Weltuntergang. In der Praxis können die Dokumente nachgereicht werden.
Sie glauben, dass ihnen keine Steuerrückerstattung zusteht.
Das ist einer der häufigsten Fehler. Viele denken: „Ich bin doch nur Angestellter, die Steuern wurden ja schon abgezogen, ich bekomme nichts zurück.“ Überzahlungen kommen jedoch recht häufig vor.
Dies kann beispielsweise vorkommen, wenn Sie nur einen Teil des Jahres arbeiten, Familie in Ihrem Heimatland haben, im Ausland eine Unterkunft bezahlen oder zwischen Ländern pendeln. Einer der häufigsten Gründe ist der steuerfreie Teil Ihrer Steuerbemessungsgrundlage. Jedes Land hat eine Einkommensgrenze, ab der keine Steuern anfallen. Wenn Sie nur einen Teil des Jahres gearbeitet haben und Ihr Einkommen unter dieser Grenze lag, haben Sie möglicherweise Anspruch auf die Rückerstattung der von Ihnen geleisteten Vorauszahlungen.
Dies ist eine sehr typische Situation für Saisonarbeiter oder Menschen, die im Laufe des Jahres eine Arbeit aufgenommen haben.
Wichtig ist auch, dass in einigen Ländern Steuererklärungen rückwirkend eingereicht werden können. In Deutschland beispielsweise bis zu vier Jahre und in Österreich oder den Niederlanden bis zu fünf Jahre.
Sie ignorieren Briefe der Behörden.
Ausländische Behörden kommunizieren oft noch per Post, selbst wenn sonst alles online abläuft. In Deutschland beispielsweise versendet das Finanzamt Anfragen nach zusätzlichen Unterlagen, Steuerbescheide oder Bestätigungen über die Bearbeitung von Steuererklärungen.
Viele Menschen legen diese Schreiben beiseite, weil sie sie nicht verstehen oder für unwichtig halten. Das ist ein Fehler. Oft handelt es sich lediglich um eine einfache Ergänzung zu einem Dokument. Reagiert man jedoch nicht zeitnah, verlängert sich der gesamte Prozess unnötig oder kommt sogar ganz zum Erliegen.
Wenn Sie ein Schreiben vom Amt erhalten und dessen Bedeutung Ihnen unklar ist, kümmern Sie sich umgehend darum. In diesem Fall drängt die Zeit.